著作权是一种民事权利。有些情况下，著作权人可以自己直接行使权利，比如直接和出版社订立图书出版合同。著作权人直接行使权利有其有利的一面。即可以直接了解作品的使用情况。比如通过订立出版合同，作者能够直接了解到他的作品什么时候出版，印刷多少册，每册的定价多少，和他应得多少报酬。由著作权人直接行使权利是行使著作权的最理想的方式。
但是在有些情况下，著作权人无法直接行使权利，因而也无法了解作品的使用情况，特别是音乐作品被使用的时候经常发生这种状况。因为音乐作品被反复作用的情况大大多于其他作品。这种状况早在19世纪就引起音乐作者的注意。为了解决这个问题，作曲家们组织起来，成立了集体管理音乐作品著作权的协会。这种协会是保护作者权利的非营利性的组织，代表音乐作者向使用音乐作品的音乐厅、酒吧、歌舞厅、唱片制作者收取版税，然后合理分给各个有关作者。1851年在法国成立了世界上第一个著作权集体管理机构。以后从19世纪末到20世纪初的这段时间，欧洲几乎所有国家都成立了这样的机构。1926年在巴黎成立了国际作者作曲者协会联合会，成为这类著作权保护协会的国际组织。随着新技术的不断的发展，使用作品的方式和途径越来越多，著作权人对作品的控制也越来越有限，著作权人也就越来越需要依靠著作权集体管理机构了。目前，世界上的著作权集体管理机构对权利的管理已不仅仅局限于音乐作品范围，而扩大到文字作品、美术作品、电影作品甚至表演等范围。随着著作权集体管理机构的业务活动涉及的范围的扩大，它的必要性和重要性就显得更突出了。
从各国的情况来看，这种著作权集体管理机构在资本主义国家一般是民间的私立组织，但是国家也在一定程度上进行干预。在社会主义国家和发展中国家一般是国家建立的机构，由国家统一管理。西方国家一般采用对于一类作品设立一个集体管理机构的建制。例如，对于音乐作品设立一个集体管理机构，对于文字作品则另外设立一个集体管理机构。前苏联和东欧国家一般采取全国设立一家综合性集体管理机构的体制，即不仅管理音乐作品，还管理其他类作品。
著作权集体管理机构的任务概括起来有：接受著作权人的授权；监督、检查作品被使用的情况；代表著作权人同使用作品的人谈判并发放许可证；收取使用费；最后将收取的使用费合理分配给各个有关著作权人。
著作权集体管理机构一般只管理著作权人自己无法直接行使的权利。著作权人能够自己行使的权利一般由著作权人自己行使。从世界各国著作权集体管理机构的管理范围看，主要管理音乐作品的表演权、播放权和机械复制权(制作录音制品的权利)；美术作品的追续权；文字作品、美术作品、摄影作品的影印复制权；还有表演者和唱片制作者的邻接权等。著作权集体管理机构在同作者签订授权合同时一般都要求著作权人将以后创作的作品的权利也授权集体管理机构管理。对于著作权人未授予的权利，一些国家的法律也规定由集体管理机构代为管理。这样做主要为了使用者在使用作品时手续简便，只须同集体管理机构打交道就行了，不用去分别取得作者的授权。这样，既方便了使用者，又保护了没有授权的著作权人，也增加了著作权法的可行性。
从一些国家著作权集体管理机构的章程来看，在接纳新会员时要求申请人将其创作的全部作品的有关权利(主要是表演、播放、机械复制权)都无限期授权给集体管理机构管理。这种作法对著作权人并非不利。因为著作权人授权管理的权利，自己难以行使，而只能通过著作权集体管理机构行使。而这种机构又往往是全国的独家机构，作者的所有作品被集体管理机构统一管理，便于使用者使用作品，也简化集体管理机构的工作程序，是一种行之有效，且经济、合理的机制。反之，如果作者只授权管理部分作品的著作权或者有期限地管理著作权，著作权集体管理机构就无法有效地管理了。
著作权集体管理机构除了管理本国作者的著作权外，还根据双边协议保护外国作品在本国的使用利益。当然，根据国际上通行的原则，只有本国充分保护外国作者的权利，才能要求对方对本国作者给予相应充分的保护。当作品在国外被使用时，作者要直接过问，困难就更大了。所以，各国著作权集体管理机构一般都负责替本国作者收取外国使用者支付的使用费，同时也代外国的著作权集体管理机构收取本国使用者使用该国作品支付的使用费，然后转交给外国的著作权集体管理机构。
著作权集体管理机构在向使用者授予许可时，一般采用一揽子许可和单项许可两种方式。对于表演权和播放权，一般采用一揽子许可的方式，即著作权集体管理机构和演出组织者或者和广播电台、电视台签订一项一揽子合同，根据这项合同，演出组织者或者广播电台、电视台可以随意使用该机构所管理的作品(大多是音乐作品)，每年根据约定标准和使用情况向集体管理机构支付一次或者两次使用费，同时将使用的曲目、播放的时间和次数提供给著作权集体管理机构。对于机械复制权一般采用单项许可的方式，即唱片制作人如果想将某首乐曲灌制成唱片，只能获得著作权集体管理机构的单项许可。
无论是一揽子许可还是单项许可，著作权集体管理机构都有统一的收费标准。这些收费标准一般都是著作权集体管理机构同广播电台、电视台或者旅馆、酒吧所属的行会或同业公会协商确定的。
著作权集体管理机构收取的使用费，都根据作品使用的情况，按照固定的标准分配给各个有关的权利人。在扣除必要的行政开支以及留存的各种社会福利基金后，剩下的部分应百分之百地分给权利人。分配时应做到分配数额的多少同使用的次数的多少成正比。
著作权集体管理机构除负责监督作品的使用和为著作权人收取、分配使用费外，还有可能促进建立作者的社会福利制度。国外的文学家、艺术家多是自由职业者，到了老年或者不能工作的时候，往往因为没有固定职业得不到固定的或者足够的养老金、医疗保险金以及其他社会福利救济金。此外，严肃音乐、学术著作等高质量的作品一般销路很窄，生产成本却很高。很多著作权集体管理机构为了解决这些问题，都在章程中规定从收取的使用费中扣除一定比例，用于建立养老基金、医疗保险金、社会救济金和发展严肃音乐、学术专著等作品的基金。实践证明，这种作法对提供作者生活保障和增加严肃音乐、学术作品的发表机会，都起到了积极的作用。
著作权集体管理机构代表本国全体著作权人或某类作品的全体著作权人的利益。这种机构的非营利性要求它的工作必须保持高效率。行政开支不能超过收取的使用费的一定百分比。由于以上原因，著作权集体管理机构在一个国家里的数目越少对著作权人越有利。有的国家的立法者也注意到这个问题，在立法时一般都适当保证著作权集体管理机构的垄断性，而避免引进竞争机制。按照很多国家通行的作法，只有经国家主管部门的批准，才能成立著作权集体管理机构。集体管理机构成立后，即使是民间组织，也要处于国家的监督之下，定期公布帐目，每年还要将年度结算报告送监督机关审查。监督机关和著作权人有权随时查询机构的业务情况。这些法定措施都是为了使著作权集体管理机构成为真正为权利人服务的组织，防止著作权集体管理机构滥用手中的权利而损害著作权人的利益。
我国著作权法实施条例第五十四条规定，著作权人可以通过集体管理的方式行使著作权。
